ارزیابی عملکرد و اهمیت اجرای آن برای واحدهای سازمانی

هرچقدر هم که مانند یک سیستم بی‌عیب‌و‌نقص مشغول کار کردن باشیم، تا زمانی که ارزیابی عملکرد (performance evaluation) انجام ندهیم، نمی‌دانیم کجای مسیر هستیم و تا رسیدن به هدف، چقدر راه در پیش داریم.

نمی‌دانیم نقاط قوتمان چه چیزهایی هستند و چه مهارت‌هایی نیاز به بهبود دارند. علاوه بر این، مدیران و صاحبین کسب‌و‌کار نیاز به معیارهای کارآمدی برای سنجش عملکرد کارکنانشان دارند تا تصمیمات مؤثرتری بگیرند.

در این مطلب از مجله بوکاپو، می‌خواهیم شما را با مفهوم ارزیابی عملکرد، اهمیت آن و روش‌های صحیح انجام آن آشنا کنیم.

ارزیابی عملکرد چیست؟

تصور کنید در سازمانی مشغول به کار هستید و هر هفته باید یک گزارش از کارهایی که در طول هفته انجام داده‌اید را بر روی میز مدیر بگذارید.

شاید برایتان این سوال به وجود بیاید که چرا باید هر هفته و هر ماه این کار تکرار شود. در حالی که شما به تمام وظایف‌تان واقف هستید و سعی دارید آن‌ها را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.

در بسیاری از موقعیت‌ها احتمالا تجربه کرده باشید که شرایط و اوضاع آن طور که ما فکر می‌کنیم، خوب پیش نمی‌رود. در نتیجه، به جای تصورات واهی یا خیالبافی می‌توان دست به اقدام زد و جلوی ضرر را گرفت. این قضیه را به خوبی در کتاب هنر دستیابی با مثال‌های ملموس درک خواهید کرد.

البته این ارزیابی، لزوما بررسی چیزهای قابل اندازه‌گیری با اعداد و ارقام نیست. به عنوان مثال میزان اعتبار تجاری یا رضایت یک مشتری را چگونه باید اندازه گرفت؟

هوبارد، نویسنده کتاب چگونه هر چیزی را اندازه بگیریم دقیقا نشان می‌دهد که چگونه چیزهای ناملموس مانند تصاویر اجتماعی، میزان رضایت مشتری یا اعتبار یک برند رابه طور کمی اندازه بگیریم.

ارزیابی عملکرد کارکنان چه فایده‌ای دارد؟

زمانی که مدیر، گزارشی برای ارزیابی عملکرد فعالیت شما می‌خواهد، قصد دارد بررسی کند که عملکرد کارمندان با استانداردهای شغلی تعیین شده، مطابقت دارد یا نه. با این معیار می‌توان پاداش‌ها یا جریمه‌های کارکنان را تعیین کرد.

البته این فرآیند صرفا یک ارزیابی بدون خروجی نیست. بلکه کمک می‌کند تا ویژگی و توانایی هر کارمند سنجیده شود و در نهایت برای آموزش یا ارتقای شغلی آن‌ها اقدام شود.

در نتیجه می‌تواند حس ارزشمندی کارمند را نسبت به کاری که انجام می‌دهد بالا ببرد. در کتاب انگیزه، دنیل پینک وجود انگیزه درونی را مهم‌تر و پایدارتر از پول و تهدید می‌داند.

این کتاب، هر آن چیزی که تا به امروز به عنوان انگیزه می‌شناختیم را رد می‌کند و ما را با اصول و نکات شگفت انگیزی برای انگیزه گرفتن آشنا می‌کند. اگر می‌خواهید بدانید این اصول و عوامل چیست، می‌توانید خلاصه این کتاب را در بوکاپو مطالعه کنید

اگرچه سیستم پاداش و تنبیه شاید تا همین چند سال پیش گزینه مناسبی برای انگیزه دادن به کارمندان بود، اما امروزه برای بالا بردن انگیزه کارکنان و بهبود عملکرد او، باید درونی‌تر به این قضیه نگاه کرد و دست روی احساسی گذاشت که فرد از کار کردن در یک سازمان و انجام وظایفش دارد.

پی پیشنهاد مطالعه: ارزیابی عملکرد و اهمیت اجرای آن برای واحدهای سازمانی

شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان

اگر یک کارمند هستید و قصد دارید با داشتن عملکردی صد در صد تبدیل به یک کارمند نمونه شوید و یا یک مدیر یا رهبر هستید که باید به ارزیابی عملکرد کارکنان بپردازید و  معیارهای ارزیابی عملکرد را بدانید.

هر سازمان و شرکتی استانداردهایی را برای ارزیابی در نظر می‌گیرد. به صورت کلی شما می‌توانید موارد زیر را به عنوان شاخصی برای ارزیابی در نظر بگیرید:

میزان غیبت کارمند

نسبت تعداد کل روزهای کاری که کارمند غیبت کرده بر کل روزهای کاری، عددی به شما می‌دهد که نرخ غیبت کارمند را بررسی می‌کند. با بررسی نرخ غیبت به این ترتیب، می‌توانید میزان مشارکت کارمندتان را ارزیابی کنید.

هزینه غیبت

عدم حضور کارمند به همراه پرداخت حقوق، هزینه جایگزینی و کارهای به تعویق افتاده و… همگی در این شاخص قرار می‌گیرند. اگر از نرم افزارهای ورود و خروج یا حقوق و دستمزد استفاده کنید، به راحتی می‌توانید این شاخص را ارزیابی کنید.

البته پیشنهاد می‌کنیم یک نرم افزار سریع را انتخاب کنید تا ساعت کاری کارمند پای انگشت زدن و شناسایی اثر انگشت هدر نرود!

میزان گردش مالی

بر این اساس، حقوق و مزایای پرداختی و سایر گردش‌های مالی سازمان با رقبا، مقایسه می‌شود. برای مثال نسبت میانگین حقوق پرداختی سازمان به میانگین حقوق پیشنهادی رقبا، نرخ رقابت‌پذیری حقوق و دستمزد را نشان می‌دهد که می‌توان آن را به کل گردش مالی سازمان تعمیم داد. این میزان تعیین می‌کند که شما در گردش‌های مالی خود تا چه حد از رقبا جلوتر یا عقب‌تر هستید.

میزان رضایت کارکنان

هیچ چیز خسته کننده‌تر و کسل کننده‌تر از این نیست که در جایی مشغول به کار باشید که از آن هیچ دل خوشی ندارید. هر چقدر هم از ویژگی انطباق پذیری بالایی برخوردار باشید، بالاخره این نارضایتی یک جا گلویتان را محکم می‌گیرد و دست و پایتان را می‌بندد.

بنابراین اگر مدیری هستید که رضایت کارمندتان برایتان اهمیت دارد، مطمئن باشید که سازمان‌ و کسب و کارتان در جایگاه بالاتری قرار می‌گیرد. این کار را می‌توانید با بررسی و نظرسنجی از کارمندان آغاز کنید.

ارزیابی عملکرد منابع انسانی

با بررسی شاخص‌هایی که در بالا به آن اشاره کردیم، مدیر منابع انسانی، نیروهای انسانی را مورد بررسی قرار می‌دهد تا به بهبود مهارت، دانش و توسعه شرکت کمک کند. این فرایند، فرصتی است که اگر شرکت مسیر اشتباهی را پیش گرفته، سریعا آن را بهبود دهد.

این قضیه در مورد عملکردهای شخصی ما نیز صدق می‌کند. برای مثال وقتی به ارزیابی عملکرد خودمان می‌پردازیم، اگر به جای توجیه کردن و تفسیر اوضاع به نفع خود، اشتباهات‌مان را بپذیریم، راحت‌تر می‌توانید دست به اصلاح بزنیم.

کتاب کی بود کی بود به طور دقیق نشان می‌دهد چطور با توجیه اتفاقات، پیامدهای منفی را برای خود به همراه می‌آوریم. این کتاب به ما نشان می‌دهد که چگونه باورهای غلط و تصمیم‌های احمقانه‌ و رفتارهای آزاردهنده‌مان را توجیه می‌کنیم و دردسرهای بزرگ‌تر برای خودمان خلق می‌کنیم.

ارزیابی عملکرد سازمان

یک سازمان بعد از ارزیابی کارکنان، باید عملکرد کلی سازمان را بررسی کند و ببیند که به اهداف مورد نظر خود رسیده است یا نه. زمانی که صحبت از ارزیابی عملکرد سازمان می‌شود، منظور بررسی کلی آن، از مدیریت تا کارمندان است.

بنابراین علاوه بر عملکرد کارمندان، میزان مسئولیت‌پذیری مدیران، بازخوردی که از کارکنان گرفتند، میزان درک مدیران از مسائل سازمان، ایجاد رضایت و تعهد در کارکنان و تحقق اهداف سازمان از جمله مواردی است که در ارزیابی عملکرد کلی سازمان موثر است.

در این زمینه اگر یک رهبر بالقوه باشید که از مهارت مدیریت برخوردار است، نتیجه عملکرد سازمان و رضایت کارکنان، رضایت‌بخش خواهد بود. اگر مدیر در عملکرد خود دچار ضعف شود، عملکرد کارکنان نیز تحت تاثیر قرار می‌گیرد.

بنابراین اگر می‌خواهید یک مدیریت بی‌عیب‌و‌نقص و اثربخش داشته باشید که عملکرد کارکنان را نیز بهبود دهد، پیشنهاد می‌کنیم کتاب مدیر اثربخش را بخوانید.

مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد هرکسی می‌تواند با استفاده از روش‌های مختلفی انجام بگیرد. این مدل‌ها بر اساس امتیاز، رتبه یا استانداردهای کارکنان بررسی می‌شود.

در ادامه برایتان ۳ مدل مهم و محبوب از مدل‌هایی که می‌توانید برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده کنید را شرح خواهیم داد.

انواع ارزیابی عملکرد

خودارزیابی

در این مدل، با استفاده از چند سوال چند گزینه‌ای یا تشریحی سعی دارید خودتان را ارزیابی کنید. عملکردهایی مانند موارد زیر در این خودارزیابی بررسی می‌شود:

• دستاوردها
• پروژه‌های موفق
• مسئولیت‌های دیگری که به سرانجام رساندید

 البته مسلما این روش چندان واقعی نخواهد بود. کمتر کسی است که به نتایج حقیقی که رسیده است، امتیاز دهد. البته اگر بتوانیم خودمان را از بیرون و از چشم فرد قضاوت‌گری ببینیم که بی‌رحمانه با ما صادق است، می‌توانیم قبل از اینکه کسی نقطه ضعف‌های ما را بشناسد، خودمان آن‌ها را برطرف کنیم.

البته کار راحتی نیست اما در این زمینه کتاب دروغ هایی که به خودمان می گوییم می‌تواند تا حدودی کمک‌مان کند تا قبل از اینکه مورد ارزیابی دیگران قرار بگیریم، خودمان را دقیق‌تر ارزیابی کنیم.

مقیاس درجه بندی

این روش، رایج‌ترین روش ارزیابی است. مانند کارنامه، از متن یا مقادیر عددی برای ارزیابی استانداردهای مورد نظر استفاده می‌کنند. ویژگی‌هایی زیر سنجیده می‌شود:

• صداقت
• وفاداری
• روحیه همکاری
• خلاقیت
• و…

به این ترتیب مدیر معمولا مقیاسی بین دو عدد مثلا ۱ تا ۱۰در نظر گرفته و سپس نتایج را اعلام می‌کند.

ارزیابی ۳۶۰ درجه

در این روش، کارمند بر اساس بازخوردهایی که از مدیر بالا دستی، سرپرست و اعضای دیگر بخش کاری خود دریافت می‌کند، ارزیابی می‌شود. به این ترتیب مدیر دید کامل ۳۶۰ درجه‌ای از عملکرد شما دارد. معمولا این ارزیابی در پایان ۳ ماه سال یا آخر سال در سازمان‌ها انجام می‌شود.

این را به خاطر داشته باشید که برای داشتن یک عملکرد خوب، الزاما نیازی نیست به پشت میز کارتان بچسبید و یا به هر کاری که سمت شما می‌آید، روی خوش نشان دهید.

کتاب اصل گرایی در همین زمینه از قوانینی گفته است که چطور با انجام کارهای کمتر اما درست و ضروری، کیفیت کارتان را بالاتر ببرید. لزومی ندارد هر کاری که از دست‌تان برمی‌آید انجام دهید.

تنها کارهای درست و ضروری را با کیفیت انجام دهید و آن را تبدیل به نتیجه عالی کنید. در صورتی که می‌خواهید بدانید چطور این کار را انجام دهید، می‌توانید خلاصه این کتاب را در بوکاپو مطالعه کنید.

پیشنهاد مطالعه: ارزیابی عملکرد و اهمیت اجرای آن برای واحدهای سازمانی

مدیریت بر مبنای هدف

این روش که به روش MBO نیز معروف است، مدیر و کارمند با یکدیگر اهداف را تعیین و برای آن برنامه ریزی می‌کنند. ارزیابی در این روش بر اساس هماهنگ‌کردن اهداف سازمان با اهداف کارمندان انجام می‌شود.

به زبان ساده، موفقیت در سازمان و رسیدن به اهدافش، بستگی به موفقیت هر بخش دارد. بنابراین به نتیجه به دست آمده توجه می‌شود نه صرفا کاری که انجام دادید.

ارزیابی عملکرد مدیران

ارزیابی عملکرد شرکت‌ها تنها محدود به ارزیابی و بررسی عملکرد منابع انسانی و کارکنان نیست. همانطور که مدیر منابع انسانی وظیفه بررسی عملکرد نیروی منابع انسانی را دارد، مدیران بخش‌های مختلف نیز توسط مدیران رده بالاتر خود مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.

در واقع بخش اصلی ماجرا با سنجش عملکرد واحدهای سازمانی آغاز می‌شود که در آن عملکرد مدیران هر بخش از سازمان بررسی می‌شود.

پیشنهاد مطالعه: ارزیابی عملکرد و اهمیت اجرای آن برای واحدهای سازمانی

اهداف ارزیابی عملکرد

مهم‌ترین هدف ارزیابی عملکرد سازمان یا کارکنان، سنجش میزان موفقیت آن سازمان است. در واقع به کمک ارزیابی عملکرد، به شاخص‌های کمی یا کیفی دست پیدا می‌کنید که می‌توانید با آن روند پیشرفت فعالیت‌هایتان را بررسی کنید و عملکردتان را بهبود دهید.

این بررسی‌ها زمانی نتیجه‌بخش است که پس از آن، دست به اقدام موثر بزنید. اگر شما هم جزو افرادی هستید که فارغ از آگاهی، می‌خواهید اهل عمل باشید و در زندگی خود تغییرات موثر ایجاد کنید، پیشنهاد می‌کنیم کتاب خلق رفتارهای ماندگار را بخوانید.

فواید ارزیابی عملکرد

این کار به مدیران در تصمیم‌گیری و توسعه سیاست‌های مربوط به سازمان کمک می‌کند. در صورتی که مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید، می‌توانید با ارزیابی‌های دوره‌ای، نیروهای وفادارتان را شناسایی کنید.

ایجاد انگیزه برای آن‌ها از جانب شما بسیار اهمیت دارد. با ایجاد انگیزه و بازخوردهای مختلف، کارکنان از تایید روال و عملکردشان از جانب شما خیال‌شان راحت می‌شود.

در غیر این صورت، در طی فرایند ارزیابی عملکرد ممکن است به مشکلاتی برخورید که باعث کاهش بهره‌وری و بی‌انگیزگی کارکنان شود. به کمک مطلب چرا کارمندان بی انگیزه می‌ شوند، می‌توانید مهم‌ترین دلایل بی انگیزگی کارمندان را مرور و شناسایی کنید.

فرآیند ارزیابی عملکرد

مدیر ابتدا باید استانداردهایی را برای هر وظیفه و شغل تعیین کند. سپس این استانداردها را به کارکنان اعلام می‌کند.

کارکنان بر مبنای این استانداردها وظایف خود را انجام می‌دهند تا در نهایت بتوان عملکرد حقیقی کارکنان را با آن استانداردها تخمین زد.

در این میان اگر عملکرد با استانداردهای تعریف شده همخوانی نداشته باشد، به تجزیه و تحلیل دلایل آن می‌پردازد و آن‌ها را با کارمند مربوطه در میان می‌گذارد تا اقدامات اصلاحی برای بهبود آن پیدا کند.

در واقع زمانی که مدیر با کارکنان خود صحبت می‌کند و از انتظارات خود برای پیشرفت کارمندانش می‌گوید، مغز کارمند باور می‌کند که او این توانایی را دارد در نتیجه راحت‌تر به سمت آن قدم برمی‌دارد. این پدیده نتیجه اثر پیگمالیون است.

اصول ارزیابی عملکرد

روزهایی وجود دارد که شما حتی در کسب‌و‌کار خودتان نیز با نارضایتی شغلی روبرو می‌شوید. اما چیزی که اهمیت دارد این است که اگر کاری را باید به سرانجام برسانید، حتی با وجودی که ناخوشایند است (مثل گزارش دادن به بالادستی) چطور این کار را عاشقانه انجام دهید.

اگر می‌خواهید بدانید چطور عاشق شغل‌تان باشید و از پس کارهایی که انجام آن‌ها چندان برایتان خوشایند نیست، کتاب آنقدر خوب که نتوانند نادیده ات بگیرند به شما در این زمینه کمک می‌کند.

این کتاب کمک می‌کند تا چگونه هر شغلی که در آن فعالیت می‌کنید، عاشقانه دوست داشته باشید. این کتاب مثالی از زندگی افراد موفقی مانند استیو جابز  و بیل گیتس می‌آورد که چطور بر خلاف شعارهایی که همیشه دادند، عمل کردند.

این بخش از مطلب به شما کمک می‌کند تا در ارزیابی عملکردتان نتیجه بهتری داشته باشید. اصول زیر را برای داشتن یک عملکرد خوب به خاطر داشته باشید:

مرور شرح وظایف

شاید برایتان جالب باشد اگر بدانید طبق آمار مجله کسب‌وکار هاروارد، تنها ۲۱ درصد از کارمندان باور دارند که ملاک ارزیابی‌های آن‌ها متناسب با وظایف‌شان است.

از طرفی ۷۰ درصد از کارکنان، معتقدند مدیران در ارزیابی عملکرد کارکنان، ملاک‌های عینی و مشخصی ندارند. به همین دلیل بسیار مهم است که در محیط کار، به طور دقیق با مهارت‌ها، مسئولیت‌ها و اهداف‌تان آشنا باشید.

می‌توانید خودتان موفقیت خود و رابطه آن با وظایف‌تان را شرح دهید. مثلا هر روز صبح لیستی از کارهایی که باید انجام دهید، به مقام بالا‌دست خود اعلام کنید تا او هم ملاک عینی برای ارزیابی شما داشته باشد.

مطالعه گزارشات مربوط به ارزیابی عملکرد

مرور گزارش‌های قبلی و بررسی فرآیند پیشرفت کمک می‌کند دید شفاف‌تر و وسیع‌تری نسبت به وضعیت حال حاضر داشته باشید. با این روش می‌توانید می‌توانید چالش‌ها و نقاط عطف عملکردتان را بهتر بشناسید.

ضمن اینکه با مقایسه عملکردهای قبلی‌تان، درمی‌یابید چه مهارت‌هایی را باید کسب کنید و از چه موقعیت‌های چالش برانگیزی بیرون آمدید.

ثبت دستاوردها

شما باید تمام دستاوردها و موفقیت‌هایتان را مکتوب کنید. البته این ثبت دستاورد زمانی ارزش بیشتری دارد که توانسته باشید در راستای هدف شرکت به موفقیت رسیده باشید.

هر آموزش و مهارتی که به نتیجه رسیدید، دستاورد و موفقیت‌هایتان را در این مرحله بنویسید. برای این کار باید در هر کاری که انجام می‌دهید تمرکز داشته باشید. مطالعه کتاب کار عمیق کمک می‌کند که چطور با انجام کارعمیق، به نتایج خلاقانه‌ای برسی و در حرفه‌تان موفق شوید.

شناسایی نقاط ضعف

تا زمانی که نقاط ضعف‌تان را به خوبی نشناسید، نمی‌توانید مهارت و تخصص جدید یاد بگیرید و عملکردتان را بهبود دهید. در هر وضعیتی که هستید، به جای اینکه از آن شرایط یک هیولا بسازید، از آن برای اصلاح نقاط ضعف‌تان استفاده کنید.

قانون پذیرش به شما کمک می‌کند تا نقطه ضعف‌تان را به نقطه قوت‌تان تبدیل کنید. برای آشنایی بیشتر با این قانون، اینجا کلیک کنید.

انتقاد پذیری

پس از آنکه اهداف‌تان را تعیین کرده و برای رسیدن به آن قدمی برداشتید، برقراری ارتباط موثر را فراموش نکنید. بازخوردهایی که به شما می‌دهد بپذیرید و از انتقادات در جهت پیشرفت خود استفاده کنید.

برای این موضوع، مطلب چگونه از انتقاد پذیری در جهت رشد فردی استفاده کنیم ، راه را به شما نشان می‌دهد تا با جزئیات ارزیابی و انتقادهای سازنده، از غول مرحله آخر نیز با موفقیت بگذرید.

سخن پایانی

با رعایت اصولی که گفته شد، میزان خطاهای ما در بررسی صحیح عملکرد هر شخص، سیستم و سازمانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد.

سپس می‌توانیم با نتایجی که از این ارزیابی به دست آورده‌ایم راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری و کیفیت عملکرد پیدا کنیم که همان هدف از ارزیابی عملکرد است.