ثبت نام و دریافت هدیه
مدیریت پروژه چیست؟
بدون شک شما هم تا به حال عنوان شغلی مدیریت پروژه را زیاد شنیده‌اید. اما آیا تعریف درستی از این سمت شغلی دارید؟ آیا اصلا می‌دانید یک مدیر پروژه چه مهارت‌ها و وظایفی دارد؟ یا چه نوع کسب و کارهایی به مدیر پروژه نیازمندند؟ چه استراتژی‌های مدیریت پروژه باید لحاظ شود تا یک کسب و کار به موفقیت برسد؟ این‌ها سوالاتی است که برای بسیاری ممکن است همچنان نامفهوم باشد. البته تا قبل از مطالعه این مقاله!
تعریف مدیریت پروژه و کسی که این وظیفه را به عهده دارد، ساده است. مدیریت پروژه یا project management همانطور که از نامش پیداست، به کنترل و برنامه ریزی (یا همان مدیریت) پروژه های یک کسب و کار اشاره دارد. حال این پروژه می‌تواند به یک برنامه‌ریزی بلند مدت نیاز داشته باشد، یا پروژه کوتاه مدت تلقی شده و در زمان کوتاهی پرونده‌اش بسته شود. از این رو، مدیریت پروژه مجموعه کنترل‌ها، برنامه ریزی‌ها، تخصیص منابع، پیگیری‌ها و مواردی از این قبیل است که به رسیدن اهداف از پیش تعیین شده در انجام یک کار کمک می‌کند.
در اکثر بیزینس‌های موفق، مدیریت پروژه امری مهم است که توسط یک تیم یا یک مدیر کارامد، اداره می‌شود. سوال اینجاست که این تیم چه مهارت‌هایی لازم دارد تا به موفقیت حتمی در پروژه دست یابد؟ تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا همه آنچه از مدیریت پروژه باید بدانید را بخوانید!
مهارت های لازم برای مدیریت پروژه
داشتن مهارت های زیر برای به ثمر نشستن یک پروژه از ضروریات است. در ادامه ۱۰ مهارت لازم برای مدیریت پروژه معرفی می‌شود که ۷ مورد از آن‌ها از واجب‌ترین‌ها و ۳ مورد دیگر بسته به نوع پروژه و اهداف شما، می‌تواند متغیر باشد.
۱. مدیریت زمان
پروژه‌ها ددلاین یا همان زمان تحویل نهایی مشخصی دارند. یک پروژه معمولا بخش‌های مختلفی دارد که شاید افراد مختلفی را درگیر کند. فرض کنید یک پروژه طراحی کمپین تبلیغاتی پیش رو دارید که هر بخش به عهده یک تیم یا فرد معین است. از آن جایی که روند انجام پروژه یک روند سلسله مراتبی است، هر یک از این افراد یا تیم‌ها، باید در زمان مشخصی کار خود را تحویل دهند تا مرحله بعدی شروع شود.
مثلا اگر انتخاب عنوان درست برای کمپین را قدم اول در نظر بگیریم، تا این نام تعیین نشود، طراحی‌ها نمی‌توانند به درستی پیاده‌سازی شوند. یک مدیر پروژه به خوبی باید بداند اولویت زمانی هر بخش پروژه به چه شکل است و برنامه‌ریزی دقیق داشته باشد تا قبل از اتمام فرصت تعیین شده این پروژه به پایان برسد.
۲. مدیریت هزینه
همانطور که هر بخش پروژه نیاز به زمانی مشخص برای اتمام دارد، هزینه‌هایی را نیز شامل می‌شود. از هزینه‌های لازم برای کمک گرفتن از سازمان‌های مشابه یا فریلنسرها برای سرعت بخشیدن به انجام پروژه گرفته تا حقوق افراد، ابزار مورد استفاده و… که وظیفه تخمین هزینه‌ها، اختصاص بودجه به منابع مختلف و براورد قیمت نهایی پروژه از جمله مهارتهای ۷ گانه مدیریت پروژه به حساب می‌آید.
۳. مدیریت منابع انسانی
مدیریت پروژه صرفا به کنترل و بازرسی روند پروژه خلاصه نمی‌شود و مدیریت منابع انسانی را نیز شامل می‌شود. چرا که انجام پروژه توسط منابع انسانی محقق می‌شود. مدیریت پروژه باید به نحوی باشد که تعداد نیروهای درگیر در پروژه، به اندازه کافی باشد، نه بیشتر که باعث صرف هزینه اضافی است، نه کمتر که زمان اتمام پروژه را به تاخیر بیاندازد.
این هماهنگی نیازمند مهارت کافی در برقراری ارتباط سازنده با نیروهای انسانی است. روش‌های اصلاح رویکرد‌ها و استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی در کتاب ارتباط منابع انسانی موثر آورده شده‌است. پیشنهاد می‌کنیم برای درک عمیق‌تر مطلب، این کتاب را در وبسایت بوکاپو مطالعه کنید.
۴. مدیریت یکپارچه سازی اهداف
یک پروژه موفق پروژه ای است که اهداف را به خوبی تارگت قرار دهد و اگر اهداف در میانه راه تغییر کرد، یکپارچه‌سازی جهت پیاده‌سازی استراتژی‌های جدید تعبیه شود. نظارت دقیق بر روند پروژه می‌تواند در این مسیر به یک مدیر کمک کند تا بهتر بداند کجا به چه تغییراتی نیاز است.
۵. مدیریت محدوده
تعیین چارچوب‌های وظایف، تخصیص منابع، ابزار و… از دیگر مهارت‌هایی است که یک مدیر پروژه موفق لازم است بداند. این که بدانید خط قرمزها چیست و تا چه زمانی نباید به آن‌ها نزدیک شد، نکته‌ای مهم است که می‌تواند نتیجه پروژه را به موفقیت حتمی یا شکست احتمالی نزدیک کند. مثلا اگر برای تولید یک محصول، مدیریت پروژه را به عهده گرفته‌اید، باید بدانید که محدوده قیمت نهایی تعریف شده چقدر باشد. اگر در تخمین این محدوده، زیاده‌روی کنید، احتمال فروش پایین و اگر دست کم بگیرید، احتمال سود پایین می‌آید.
برای این منظور یک مدیر پروژه باید مهارت خوبی در اندازه‌گیری چیزهای ناملموس و ذهنی مثل میزان علاقه مشتری به یک محصول یا تمایل او برای پرداخت هزینه آن داشته باشد. مطالعه کتاب چگونه هرچیزی را اندازه بگیریم؟ با ارائه راه‌حل‌های منطقی به کاهش عدم قطعیت در تصمیم‌گیری‌های تجاری کمک می‌کند.
۶. مدیریت کیفیت
کیفیت در به بار نشستن پروژه نقش مهمی دارد. شما زمانی می‌توانید خروجی و نتیجه مطلوبی از یک پروژه بدست آورید که مطمئن باشید کیفیت کار با انتظاری که پیش از شروع پروژه داشته‌اید، متناسب است. به بیان دیگر، باید دائما در حال کنترل کیفیت روند کار باشید.
۷. مدیریت ارتباطات
ارتباط موثر، چه با ذینفعان پروژه چه با افرادی که درگیر انجام پروژه هستند، مهارتی است که به شما کمک می‌کند به عنوان یک مدیر پروژه، درک درستی از نیازها و جوانب مختلف پروژه داشته باشید.
اما سه مهارت دیگر که می‌توانند نقش مفیدی در افزایش شانس موفقیت پروژه برای مدیریت پروژه به همراه داشته باشند عبارتند از:
۸. مدیریت ریسک
۹. مدیریت تدارکات
۱۰. مدیریت ذینفعان
که به ترتیب به اولویت‌بندی بخش‌های پروژه از نظر ریسک و خطرهایی که برای کل پروژه به همراه دارد، تهیه موارد و ابزار لازم و نیروی مورد نیاز برای تکمیل پروژه مربوط است. همچنین مدیریت ارتباطات به راضی نگه‌داشتن ذینفعان پروژه نیز اشاره دارد تا علاوه بر ثبت یک امتیاز مثبت برای به پایان رساندن پروژه در زمان معین، امکان همکاری‌های بیشتر در آینده را برایتان فراهم کند.
وظایف مدیر پروژه
اگر نگاهی به فرم‌های استخدامی مدیر پروژه انداخته باشید، حتما لیست بلند بالایی از شرح وظایف مدیر پروژه به چشمتان خورده است! خب باید بگوییم اگر این لیست باعث مضطرب شدن شما می‌شود، اصلا به آن توجه نکنید؛ زیرا بخش عمده‌ای از این لیست، به همان ۷ مهارت اصلی مدیریت پروژه مربوط است. اما جالب‌تر این است که این لیست بلند بالا، در ۴ وظیفه اصلی خلاصه می‌شوند:
-
برنامه ریزی
مدیر پروژه موظف است برنامه‌ریزی درستی برای منابع، بودجه و هزینه‌ها، ابزار لازم، زمان‌بندی دقیق، جریان کاری و امثال این موارد داشته باشد. بخش بزرگی از مدیریت که در روند انجام پروژه پیاده‌سازی می‌شود، وابسته به همین برنامه‌ریزی‌ها است که اغلب پیش از تایید نهایی پروژه، برای شروع آن تهیه می‌شود. به بیان دیگر، برنامه ریزی پروژه یکی از وظایف پیش-پروژه به حساب می‌آید.
-
محول کردن نقش ها
وظیفه بعدی مدیر پروژه این است که تعیین کند وظیفه انجام هر بخش از پروژه به عهده چه فردی باید باشد. مثلا در یک پروژه طراحی سایت، بخش کدنویسی سایت به عهده برنامه‌نویسان بک‌اند، طراحی بصری سایت به عهده طراحان گرافیک و برنامه‌نویسان فرانت‌اند، بازاریابی محتوایی و تولید محتوای سایت به عهده بازاریابان محتوایی و نویسندگان و… است و تا پایان پروژه هر فرد یا تیم مسئولیت‌هایی به عهده خواهد داشت. اینکه چه کسی چه کاری را تا چه زمانی باید انجام دهد، چیزی است که مدیر پروژه وظیفه تعیین آن را دارد.
-
نظارت و پیگیری
قدم بعدی، یا بهتر است بگوییم وظیفه بعدی مدیر پروژه، نظارت و پیگیری پروسه انجام کار است. یک مدیر پروژه باید به دقت وضعیت و عملکرد هر یک از مسئولان و اعضای درگیر در پروژه را بررسی کند تا در صورت نیاز به نیروی کمکی برای اتمام پروژه در زمان معین، اقدامات لازم را انجام دهد. همچنین وظیفه هماهنگی‌های لازم برای تهیه ابزارهایی که در میان راه نیاز می‌شود نیز به عهده مدیر پروژه خواهد بود.
-
کنترل و ارزیابی
نهایتا خروجی پروژه باید کنترل و ارزیابی شود و سپس به صاحب پروژه تحویل داده شود. چنانچه پروژه باکیفیت خوبی به پایان نرسیده باشد، ممکن است اهداف مورد نظر را به درستی تارگت قرار نداده باشد که همین امر موجب کاهش بهره‌وری و سود پروژه خواهد شد. از این رو وظیفه کنترل و ارزیابی که به نوعی مرحله آخر از شرح وظایف مدیر پروژه است، یکی از مهمترین بخش‌های تایید و عرضه پروژه می باشد.
انواع مدیریت پروژه
به طور کلی، اداره کردن یک پروژه می‌تواند به روش‌های مختلف انجام شود که با توجه به استراتژی مورد نظر مدیر پروژه، یکی از این روش‌ها برگزیده می‌شود.
- مدیریت امانی: در این روش تمامی روند مدیریت به عهده یک فرد و همان مدیر پروژه خواهد بود.
- مدیریت سنتی: در این نوع مدیریت، پروژه به بخش‌های مختلف تقسیم شده و مدیریت هر بخش به عهده یک فرد گذاشته می‌شود. اما مدیریت کل مدیران و تامین بودجه و منابع به عهده مدیر اصلی پروژه است.
- مدیریت پیمانی: در این روش، مدیر پروژه یک تیم قراردادی است که توسط یک سازمان دیگر مدیریت کل پروژه را به عهده میگیرد. حال اینکه از نوع اول یا دوم برای این قرارداد استفاده شود، به انتخاب طرفین موضوع است.
- مدیریت طرح و ساخت: در این نوع مدیریت پروژه، مدیر اصلی علاوه بر بستن قرارداد با یک شرکت پیمانکار، خود نیز به صورت مستقیم بر عملکرد تیم پیمانکار، نظارت دارد.
- مدیریت کلید گردان: در این نوع مدیریت، مسائل مربوط به تامین هزینه و بودجه‌بندی، توسط مدیر پروژه درون سازمانی انجام شده و سایر امور به یک شرکت پیمانکار سپرده می شود.
البته انواع مختلف دیگری از مدیریت پروژه ها تعریف شده‌اند که با عناوینی چون : مدیریت ساخت و بهره‌بری، مدیریت طرح توام با ساخت و… شناخته می‌شوند. اما معروف ترین انواع مدیریت پروژه همان مواردی بود که تا اینجا ذکر کردیم.
استانداردهای مدیریت پروژه
شاید برایتان جالب باشد که بدانید تعاریف مختلفی از استانداردهای مدیریت پروژه ارائه شده است. این تعاریف هر کدام به یک سری استراتژی نیز اشاره دارند. استانداردهایی چون PMBOK یا همان استاندارد دانش مدیریت پروژه، استاندارد PRINCE2 یا نظارت بر محیط، استانداردهای تعیین شده توسط انجمن مدیران پروژه یا APM و… اما مهمترین استانداردهایی که باید در مدیریت پروژه موفق در نظر بگیرید عبارتند از:
- کمک به سرعت انجام کار
- افزایش دقت عمل
- اجرای صحیح بخش‌های مختلف پروژه
- بر‌طرف‌سازی اختلافات در میان گروه‌های کاری پروژه
- سادگی
- جامع بودن
- مقبولیت بین عموم استفاده کنندگان
- تضمین اجرای درست کار
- داشتن کلیات دانش مدیریت پروژه
- شناختن محیط پروژه
- دانش و مهارتهای عمومی در مدیریت
- مهارتهای ارتباط فردی
اهمیت مدیریت پروژه
مدیریت پروژه اهمیت زیادی در موفقیت و به اصطلاح به بار نشستن یک پروژه دارد. اگر پروژه یک کار برون‌سازمانی است، که طبیعتا مدیریت درست آن می‌تواند علاوه بر اعتبار، سود خوبی برای کل تیم داشته باشد. اما اگر پروژه یک کار دورن‌سازمانی و مربوط به یکی از اهداف کسب و کار است، موجب نزدیک شدن به اهداف نهایی کل بیزینس و کسب درامد می شود.
به بیان دیگر، مدیریت پروژه درنهایت، سرمایه و ارزش کسب و کار را افزایش می‌دهد. اگر دوست دارید بدانید ویژگی‌های مدیر پروژه‌ای که شرکت‌های موفق به دنبال او هستند چیست، مطالعه کتاب ساختن برای ماندن بهترین راهنمای شماست.
فرآیند مدیریت پروژه
فرآیند مدیریت پروژه یک فرآیند سلسله مراتبی است که بسته به نوع پروژه باید توجه ویژه ای به این سلسله مراتب شود. البته یکپارچه‌سازی این سلسله مراتب نیز از فرآیندهای اصولی مدیریت پروژه است. در واقع تشریح، سازماندهی و ثمربخشی پروژه امری است که در این فرآیند جای دارد. این فرآیندها را می توان به ۵ دسته کلی تقسیم کرد که هر بخش با توجه به نوع پروژه و نوع مدیریت آن، دارای روند متفاوتی خواهد‌بود:
- فرآیندهای آغازین
- فرآیندهای برنامه ریزی
- فرآیندهای اجرایی
- فرآیندهای کنترلی
- فرآیندهای پایانی
ابزارهای مدیریت پروژه
ابزارهای لازم برای اداره درست پروژه در گذشته کمی متفاوت‌تر از اکنون بوده است. اما امروزه به لطف اینترنت و ابزارهای دیجیتال، نه تنها گستردگی ابزارهای مدیریت پروژه افزایش یافته است، بلکه کارایی و سهولت دسترسی به آن‌ها نیز تحت تاثیر قرار گرفته است. از جمله بهترین ابزارهایی که می‌توانید برای مدیریت پروژه‌های مختلف خود استفاده کنید می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ترلو (Trello)
- آسانا (Asana)
- اسلک (Slack)
- تو دو لیست (To Do List)
- ایر تیبل (Air Table)
البته شما می‌توانید از ریمایندرهای تلفن هوشمند خود کمک گرفته یا به همان روند سنتی، از کاغذ و قلم برای مدیریت استفاده کنید (که بهینه نیست!). اگر می‌خواهید درباره تاثیر بسترهای دیجیتال بر اشتراک گذاری مطالب و سهولت ارتباط نیروهای انسانی بخوانید، خلاصه کتاب اینجا همه حضور دارند در وبسایت بوکاپو در دسترس شماست.
مدیریت پروژه یعنی مجموعهای از هماهنگیها، نظارتها و جوانبسنجیهای مختلف که علاوه بر کمک به طی کردن مسیر درست پروژه، تاثیر مثبتی در بازخورد نهایی و رضایت مشتری نیز داشته باشد.
مدیر پروژه با دانستن مهارتهای لازم، وظایفی را به عهده میگیرد که عبارتند از این چهار جنبه مهم: برنامه ریزی، محول کردن کارها و تعیین مسئولیت هر فرد یا تیم، نظارت بر روند انجام پروژه و نهایتا کنترل کیفیت، چه در خروجی کار چه در روند انجام.
