چطور یک برنامه ریزی روزانه مؤثر داشته باشیم؟ (۱۱ راهکار عملی)

زمانی که تعداد فعالیت‌های روزانه می‌شود و باید بر روی چندین پروژه به طور هم‌زمان کار کنید، غرق شدن در کارها امری طبیعی است. شاید غیرمنطقی به نظر برسد؛ اما اگر مستقیماً پس از ورود به محل کار به سراغ انجام کارهای روزانه بروید، ممکن است نتیجه عکس بگیرید. تحقیقات نشان می‌دهند که صرف ۱۰ دقیقه زمان برای برنامه‌‌ریزی کارها می‌تواند تا ۲ ساعت در زمان شما صرفه‌جویی کند. برنامه ریزی روزانه (daily planning) نه‌تنها برای اطمینان از انجام شدن کارها مهم است، بلکه به کاهش استرس و افزایش آرامش شما نیز کمک می‌کند. در این مقاله از مجله بوکاپو، به بررسی برنامه ریزی روزانه و تأثیر آن در کیفیت زندگی پرداخته‌ایم.

یک برنامه ریزی روزانه چه کمکی به ما می‌کند؟

داشتن یک برنامه روزانه به ما کمک می‌کند اهداف و نیازهای خود را به‌طور مؤثر اولویت‌بندی کرده و چارچوبی برای افزایش بهره‌وری ما ارائه می‌دهد. پس از تنظیم یک برنامه روزانه و تبدیل آن به یک روتین، این روتین می‌تواند به ما در دستیابی به اهداف بلندمدت کمک کرده و با اتکای بر آن می‌توانیم مطمئن شویم که به طور پیوسته به سمت اهداف خود حرکت می‌کنیم. این برنامه‌ریزی نیاز به تکنیک‌هایی دارد. کتاب شیوه سامان دادن کارها، به بیان یکی از بهترین تکنیک‌های موجود برای مدیریت کارها می‌پردازد. همچنین از سایر مزایای برنامه روزانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رسیدن به تمام اهداف روزانه
• افزایش بهره‌وری
• جلوگیری از اهمال‌کاری
• ایجاد عادات سالم
• حفظ تعادل بین کار و زندگی

بهترین روش برنامه ریزی روزانه

رعایت نکاتی که در ادامه می‌گوییم به شما کمک می‌کند تا به بهترین سبک برنامه روزانه دست پیدا کنید:

۱. همه چیز را یادداشت کنید

با نوشتن کلیه کارهایی که در حوزه فردی و کاری به طور معمول در یک هفته انجام می‌دهید، شروع کنید. در این مرحله به فکر ساماندهی کارها نبوده و تا جای ممکن وظایف مختلف را لیست کنید. به یاد داشته باشید که کارهایی مثل شستن ظروف یا مرتب کردن لباس‌ها را که به‌طور متناوب انجام می‌دهید نیز یادداشت کنید.

۲. اولویت‌بندی کنید

بعد از مشخص کردن فهرست کارها، آن را مرور کرده و اولویت‌های روزانه را مشخص کنید. برای کمک به سازمان‌دهی بصری اولویت‌های خود از هایلایتر استفاده کنید. به‌عنوان مثال، نیازهای کاری روزانه مانند پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها را با رنگ آبی و خواسته‌های شخصی مانند کتاب‌خوانی یا بیرون رفتن با یک دوست برای صرف قهوه را با رنگ سبز مشخص کنید. برای اولویت‌بندی کارها می‌توانید از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید. همچنین نکات کتاب قورباغه ات را قورت بده نیز می‌تواند به ایجاد این اولویت‌بندی‌ها کمک کند.

پیشنهاد مطالعه: چطور یک برنامه ریزی روزانه مؤثر داشته باشیم؟ (۱۱ راهکار عملی)

۳. به دفعات انجام هر کار دقت کنید

لیست هایلایت شده خود را مرور کرده و تعداد مرتبه‌ای را که هر کاری باید انجام شود، مشخص کنید. این عدد را در کنار هر کار بنویسید. به‌عنوان مثال، یک “۷” در کنار “تهیه ناهار” بنویسید، چراکه هر روز این کار را انجام خواهید داد.

۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید

بررسی کنید که آیا کارهای مشابهی وجود دارند که با دسته‌بندی آن‌ها بتوان بازدهی را بیشتر کرد؟ برای مثال، اگر در لیست کارهای روزانه خود «شستن ظروف» و «تمیز کردن آشپزخانه» را دارید، با پشت هم انجام دادن این کارها، به میزان قابل‌توجهی در زمان صرفه‌جویی می‌شود. چراکه در یک قسمت از خانه انجام شده و نیاز به فراهم کردن چیزهای دیگری نیست.

۵. به هیچ وجه چند کار را به طور هم‌زمان انجام ندهید

انجام هم‌زمان چند کار با هم، نتیجه خوبی نخواهد داشت. مطالعات نشان می‌دهند که عملکرد شما زمانی که سعی می‌کنید دو کار را همزمان با هم انجام دهید، کاهش می‌یابد. با انجام کارها به این شکل نه‌تنها زمان بیشتری صرف می‌شود، بلکه درنهایت خطاهای بیشتری نیز مرتکب می‌شوید.

۶. زمان‌هایی برای تفریح و استراحت در نظر بگیرید

هر روز چند ساعت استراحت طولانی و چندین استراحت کوتاه برای مدیتیشن یا پیاده روی در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که هیچ کس ظرفیتی بی‌پایان برای کار همیشگی با حداکثر توان ندارد.

۷. زمان‌هایی را برای کارهایی که عامل حواس‌پرتی هستند در نظر بگیرید

اگر در طول روز چندین بار به ایمیل، اینستاگرام یا توییتر خود سر زده و درنهایت برای مدت زیادی در آنجا می‌مانید، زمانی را برای انجام این کارها اختصاص دهید. رسیدگی به این موارد و صرف زمان برای آن‌ها هیچ اشکالی ندارد؛ اما این چیزها می‌توانند حواس پرتی ایجاد کرده و ما را از مهم‌ترین کارهایمان بازدارند.

۸. برنامه هفتگی درست کنید

یک نمودار هفتگی به‌صورت چاپی یا دیجیتال رسم کرده و با فعالیت‌های شخصی و کاری روزانه و هفتگی آن را پر کنید. زمان‌هایی را که کارهای مختلف می‌توانند در آن انجام شوند مشخص کرده تا برنامه شما تا جای ممکن انعطاف پذیر باشد. مثلاً اگر در روز جمعه، چهار کار با اولویت یک دارید که باید حتماً در آن روز انجام شوند در حالی که برای روز شنبه، شش کار اولویت‌دار دارید، فعالیت‌های هفتگی مثل خرید را به روز جمعه و نه شنبه موکول کنید.

۹. برنامه خود را بهینه‌سازی کنید

برنامه هفتگی خود را مرور کرده و تعیین کنید که آیا وظایفی وجود دارند که بتوانید آن‌ها را ساده‌سازی یا بهینه کنید تا در زمان صرفه‌جویی شود؟ برای مثال، اگر به‌طور معمول یکشنبه‌ها برای خرید می‌روید، اما زمان برای رسیدگی به سایر وظایف در آن روز باقی نمی‌ماند، می‌توانید به جای آن از خرید آنلاین استفاده کرده یا کار را به آخر هفته موکول کنید.

۱۰. وظایف را مرتب‌سازی کنید

هنگامی که برنامه هفتگی خود را بهینه کردید، یک برنامه زمانی برای کارهای هر روز ایجاد کنید. به‌جای برنامه‌ریزی ساعت به ساعت، از بسته‌های زمانی مانند صبح، ظهر، بعد‌از‌ظهر و عصر استفاده کنید. با این کار، اگر یک فعالیت بیشتر از حد انتظار طول کشیده یا مجبور باشید به یک موقعیت اضطراری رسیدگی کنید، همچنان می‌توانید به برنامه پایبند بمانید.

۱۱. انعطاف‌پذیر باشید

برنامه خود را برای یک یا دو هفته امتحان کرده و در صورت نیاز آن را تغییر دهید. ممکن است چند هفته تا تنظیم برنامه شخصی و حرفه‌ای شما طول بکشد، بنابراین صبور باشید. نباید ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته را برنامه‌ریزی کرد. زمان‌هایی را برای جبران عقب‌افتادگی یا رسیدگی به امور پیش‌بینی‌ناپذیر اختصاص دهید. یکی دیگر از کتاب‌هایی که سبک و تکنیکی جدید برای برنامه ریزی ارائه داده، کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال است. برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال را می‌توان نقطه تلاقی بین یک دفتر برنامه‌ریزی، دفتر خاطرات، دفترچه یادداشت، لیست کارها و کتاب طراحی دانست.

تهیه جدول برنامه ریزی روزانه

برای تهیه جدول برنامه ریزی روزانه، راه‌های مختلفی وجود دارد. عده‌ای طرفدار استفاده از ابزارهای دیجیتالی بوده و عده‌ای نیز، با روش‌های سنتی‌تر کاغذی راحت هستند. اگر از آن دسته از افرادی هستید که با ابزارهای دیجیتال ارتباط بهتری برقرار می‌کنید، برنامه‌های Tick Tick، Todoist، Trello و google calendar از بهترین برنامه‌های موجود برای نظم‌دهی به کارها هستند. هر کدام از این نرم‌افزارها امکانات مختلفی داشته که با مراجعه به وب‌سایت آن‌ها، می‌توانید از آن امکانات آگاه شوید. اگر با نسخه‌های کاغذی راحت‌تر هستید، وب‌سایت‌های Template و Pintrest، قالب‌های متنوعی را برای شما در نظر گرفته‌اند. قالب‌های سایت Template قابلیت شخصی‌سازی نیز دارند. با بررسی بیشتر این سایت‌ها می‌توانید از مدل‌های برنامه‌ریزی پیشنهادی سایر افراد الهام گرفته یا برگه‌های مخصوص خود را پیدا کنید.

برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان

کار کردن برمبنای برنامه شاید در ابتدا کمی پیچیده باشد اما نیازی نیست کمال‌گرایی شما را عقب نگه دارد. برای نوجوانانی که تازه به دنیای برنامه ریزی وارد شده و قصد دارند تا با ثبت و ردیابی کارها و زمان آن‌ها به پیشرفت خود کمک کنند، توجه به موارد زیر کمک کننده خواهد بود:

• برنامه خود را در معرض دید قرار دهید. هر روز آن را در یک جای ثابت بگذارید تا همیشه بدانید که کجا می‌توان آن را پیدا کرد. روی میز کار، در گوشی تلفن همراه، در کتابخانه یا هر جای دیگری که شما با آن احساس راحتی می‌کنید.
• هر روز زمان مشخصی را برای بیدار شدن و خوابیدن در نظر بگیرید.
• در هنگام برنامه‌ریزی، زمانی را برای نوشتن تکالیف، درس خواندن و آمادگی برای امتحانات در نظر بگیرید.
• زمانی مشخص برای برنامه‌ریزی در نظر بگیرید.

• اگر یک روز نتوانستید به برنامه عمل کنید، نگران نباشید، هیچ‌چیز در این دنیا بی‌نقص نیست. تلاش کنید تا روزهای آتی به برنامه خود عمل کنید.
• در این مسیر ثابت قدم باشید، برنامه‌ریزی باید بخشی از روتین روزانه شما باشد؛ همچنین باید برای شما بهره‌وری و کارآمدی را به همراه داشته باشد و حس خوبی از این کار دریافت کنید.
• برنامه ریزی را در سه سطح انجام دهید:

سالانه:

زمانی را برای فکر کردن به اهدافی که در این سال می‌خواهید به آن‌ها دست پیدا کنید اختصاص دهید. سپس با کمک بزرگ‌ترها آن‌ها را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کرده و برای هر یک محدودیت زمانی در نظر بگیرید. همچنین همه رویدادهای مهمی که در پیش رو دارید مشخص کرده و آن‌ها را در تقویم خود وارد کنید. تولدها، سالگردها و سایر مراسمات از این دست رویدادها هستند.

هفتگی:

انتهای هر هفته زمانی را برای مرتب کردن فعالیت‌های هفته بعد اختصاص بدهید. به تاریخ‌هایی که از قبل به‌واسطه برنامه سالانه برای آن‌ها رویداد خاصی را در نظر گرفته‌اید، توجه کنید. مثلاً اگر تولد یکی از دوستان شماست، باید از چند روز قبل زمانی را برای خرید هدیه اختصاص دهید.

روزانه:

شب قبل از هر روز، نگاهی اجمالی به کارهای فردای خود بیندازید. همواره کارهایی هستند که لحظه آخر به لیست شما اضافه می‌شوند، با انجام این کار مدیریت آن‌ها برای شما آسان‌تر می‌شود.

نمونه برنامه ریزی روزانه

دیدن تأثیر وجود نظم و برنامه به افزایش انگیزه در ما کمک می‌کند. مطالعه کتاب دگرگونی زندگی با جادوی نظم، نمونه‌هایی از این دست در اختیار ما می‌گذارد؛ اما همان‌طور که قبلاً نیز گفته شد، بهتر است برای برنامه‌ریزی از زمان‌دهی دقیق اجتناب کرده و برای کارها، محدوده زمانی در نظر بگیرید. همچنین برای تمام ساعات روز نیز برنامه‌ای مشخص نکنید. به عنوان مثال می‌توان برنامه زیر را یک برنامه مناسب در نظر گرفت: ساعت ۶ تا ۸: بیدار شدن از خواب، مرتب کردن تخت خواب، صبحانه، ورزش، استحمام، حرکت به سمت محل کار ساعت ۹ تا ۱۲: اتمام کارهای نیمه تمام روز قبل، چک کردن لیست وظایف روزانه در محل کار، شرکت در جلسه پروژه ساعت ۱۲ تا ۱: ناهار و استراحت ۱۳ تا ۱۷: انجام ادامه کارها ۱۸ تا ۲۱: رسیدگی به کارهای منزل، بودن با خانواده، مطالعه کتاب، تماشای تلویزیون و … . ۲۱ تا ۲۳: زمان آزاد، مدیتیشن و درنهایت خواب

چطور به برنامه روزانه متعهد بمانیم؟

صرف نوشتن برنامه کمکی به ما نکرده و باید بتوانیم به آن در دراز مدت پایبند بمانیم. انجام کارهای زیر به ما در دستیابی به این هدف کمک می‌کنند:

• محیط کار خود را عاری از هرگونه حواس‌پرتی کنید

از زمانی که کار دورکاری به یک امرعادی تبدیل شده، تعیین مرز بین کار و بودن در خانه دشوار شده است. یکی از راه‌هایی که می‌توانید این مرز را مشخص کنید، تعیین یک فضای مشخص برای کار است. آن فضا را به‌عنوان یک فضای مجزا در نظر گرفته و از انجام هر فعالیتی غیر از کار در آنجا بپرهیزید تا ذهن شما به این شرایط عادت بکند. همچنین مطالعه کتاب کار عمیق به مدیریت شرایط دورکاری کمک ویژه‌ای می‌کند.

• در مورد میزان بازدهی‌تان در روز، واقع‌بین باشید

اگر بیش از حد جاه‌طلب بوده و فکر کنید که کارهای زیادی را در طول روز می‌توانید انجام دهید، برنامه شما از همان ابتدا محکوم به شکست است.

• زمانی را برای جبران در نظر بگیرید

به جای اینکه پشت سر هم کارهای مختلف را لیست کنید، یک بازه زمانی ۲۰ دقیقه‌ای بین کارهای مختلف در نظر بگیرید. این کار زمان لازم برای جبران عقب‌افتادگی‌های احتمالی را در اختیار شما قرار می‌دهد.

• برای خود پاداش در نظر بگیرید

حرکت به سمت اهداف، کار دشواری است. وقتی به دستاوردهای بزرگ یا کوچک دست پیدا می‌کنید، برای خود پاداش در نظر بگیرید. این مشوق‌ها به حفظ انگیزه شما در مسیر کمک می‌کنند.

• برنامه‌های خود را به یک نفر بگویید

این مهم است که سعی نکنیم به تنهایی به اهدافمان برسیم. یک یا دو نفری که احساس می‌کنید به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کنند پیدا کنید. این افراد می‌توانند دوست، همکار، مشاور یا هر کس دیگری باشند. وجود چنین افرادی باعث دلگرمی شما شده و زمان‌هایی که به مشکلی برمی‌خورید، شما را تشویق می‌کنند تا از حرکت نایستید.

تاثیر برنامه ریزی روزانه در کیفیت زندگی

از مزایای داشتن برنامه و روتین‌های هفتگی و روزانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش میزان استرس

اگر برنامه‌ای داشته باشید، احساس کنترل بیشتری خواهید کرد. شما از قبل تصمیمات زیادی گرفته‌اید و می‌توانید زمان خود را برای تصمیم‌گیری خوب درباره انتخاب‌های بعدی صرف کنید.

• خواب بهتر

خواب یکی از قسمت‌های مهم زندگی ماست و در کتاب چرا می خوابیم، به نقش و اهمیت آن اشاره ‌شده است. داشتن یک برنامه خواب ثابت، اولین قدم برای افزایش کیفیت زمان استراحت است. خواب خوب می‌تواند باعث تقویت روحی و روانی شما نیز بشود. داشتن یک روتین پیش از خواب، به رفع مشکلات خواب در شما کمک می‌کند.

• بهبود سلامتی

برنامه‌ریزی برای تغذیه، به پایبندی به یک رژیم غذایی سالم کمک می‌کند. همچنین داشتن یک روتین به شما برای رسیدگی به فیزیک بدنی خود و انجام فعالیت‌های ورزشی و نیز اطمینان از مصرف به‌موقع داروها کمک می‌کند.

• شادتر شدن

اگر برنامه داشته باشید، می‌توانید زمانی را هم به بازی و سرگرمی اختصاص دهید. بزرگسالان نیز به زمانی برای بازی و استراحت نیاز دارند. چه مطالعه باشد، چه بازی کردن با کامپیوتر، زمان استراحت برای سلامت روان شما مفید است. بدون برنامه، ممکن است به پایان روز برسید بدون اینکه زمانی برای تفریح گذاشته باشید.

• الگو‌گیری بچه‌ها

اگر مدیریت زمان را به‌خوبی اجرا کنید، الگوی خوبی برای فرزندان خود خواهید بود و در نهایت می‌توانید مهارت‌های خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارید. علاوه بر این، داشتن یک روتین خانوادگی می‌تواند احساس امنیت و آرامش را به کودکان القا کند. محققین دریافته‌اند که بین موفقیت تحصیلی و روابط اجتماعی کودک و وجود روتین در خانواده‌ها ارتباط مستقیمی وجود دارد. همچنین، داشتن روتین در مواقع بحران نیز کمک‌کننده خواهد بود. برای مثال، اگر والدینی بیمار باشند، کودکانی که روتین‌ها را بلد هستند، بهتر با شرایط کنار خواهند آمد. داشتن روتین می‌تواند شانس بروز نشانه‌های بیش‌فعالی و اختلالات رفتاری را در بچه‌ها کاهش دهد.

در آخر

کلافگی، استرس و اهمال کاری از نتایج نداشتن یک برنامه برای فعالیت‌های روزانه است. برای داشتن یک برنامه ریزی صحیح، نکات مهمی وجود دارند که باید آن‌ها را رعایت کرد. از مهم‌ترین این نکات داشتن دید واقع بینانه نسبت به ظرفیت‌های خود و نیز برنامه نداشتن برای همه ساعات روز و هفته است. یک برنامه ریزی روزانه صحیح، از استرس ما کم کرده و باعث افزایش بهره‌وری ما می‌شود. همچنین در کیفیت خواب، سلامت کلی بدن و تربیت کودکان نیز مؤثر خواهد بود.