ثبت نام و دریافت هدیه
اگر رسیدن به هر چیز دلخواه از موفقیت شغلی گرفته تا قبولی در کنکور یا حتی ازدواج و… هزارتا راه داشته باشد، یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین راه‌های رسیدن به هر کدام از آن‌ها برنامه ریزی است. اهمیت برنامهریزی و تاثیر آن در موفقیت موضوع تازه‌ای نیست. نگاهی به تاریخ و سبک زندگی افراد موفق دلیلی موثق بر این نکته است که داشتن برنامه، یک راه میان‌بُر است؛ میان‌بُری به سمت موفقیت‌ها و هر آن چیزی که برای رسیدن به آن در تلاش هستیم.
اما احتمالا برای همه ما پیش آمده که هزار بار دفترچه‌های مختلفی برای این کار خریده‌ایم، خواسته‌ایم از روش بولت ژورنال که در کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال نیز به‌طور مفصل به آن پرداخته شده است، استفاده کنیم و مدام در تلاش بوده‌ایم تا برگه نُت‌های مربوط به یادداشت های روزانه یا هفتگی‌مان را جلوی چشم بچسبانیم تا مبادا از آن‌ها غافل شویم.
با وجود همه این تلاش‌ها، احتمالا همه ما در یک چیز باهم مشترکیم: رها کردن، نیمه‌کاره گذاشتن و اهمال کاری. شاید اگر از دلایل اهمیت برنامهریزی و تاثیر آن در همه وجوه زندگی بدانیم، پشتکار بیشتر و بهتری به خرج بدهیم و همه‌چیز را به «هر چه پیش آید، خوش آید» نسپاریم. برای آشنایی با این مفهوم و دلایل اهمیت آن، ادامه این مقاله از مجله بوکاپو را از دست ندهید.
تعریف برنامه ریزی؛ به چه چیزی برنامه ریزی می‌گویند؟
خالق شازده کوچولو را که می‌شناسید؟ آنتوان دوسنت اگزوپری جمله معروفی دارد که «یک هدف بدون برنامهریزی، فقط یک رویاست.» این نویسنده صاحب‌نام خیلی خلاصه و مفید به ضرورت برنامهریزی در رسیدن به هدف‌ها اشاره می‌کند، اما واقعا هدف از این کار دقیقا چه چیزی است؟ به چه کاری برنامهریزی می‌گویند؟
برنامه ریزی، فرایند یا سازوکار منسجم تفکر و تصمیمگیری درباره فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف مورد نظر است. به عبارت دیگر به ما کمک می‌کند تا قبل از شروع هر چیزی، درباره چگونگی پیشبرد آن، امکانات لازم و همچنین زمان آن به نتیجه برسیم. زمان‌بندی یکی از مهم‌ترین عواملی است که به برنامهریزی دقیق کمک می‌کند. اما هر کسی علم زمان‌بندی عالی را ندارد. این همان موضوعی است که دنیل پینک در کتاب کی به تشریح آن پرداخته است.
هدف از برنامه ریزی چیست؟
چرا باید برنامهریزی کنیم؟ هدف از برنامهریزی چیست؟ این همان سوالی است که پاسخ آن ضرورت و اهمیت چنین امری را به همه ما که خواستار موفقیت و رسیدن به شرایط ایدئال ذهنی خود هستیم، می‌شناساند. درواقع برنامهریزی یکی از عوامل پیشرفت انسان است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت یا ضرورت برنامهریزی اشاره شده است.
-
رهایی از آشفتگی ذهنی
ما هنگام شروع هر کاری یا حتی وقتی در دلِ کاری قرار گرفته‌ایم و سخت مشغول انجام آن هستیم، احتمالا با پرسش‌های ذهنی نظیر این‌که «ادامه مسیر چطور خواهد بود»، «برای رسیدن به سطح موردانتظار باید چقدر وقت صرف کنم»، «آیا امکانات لازم مادی و معنوی را برای این کار دارم» و… مواجه خواهیم شد. این سوالات و تردید برای چگونگی شروع، ادامه یا به سرانجام رساندن، سبب آشفتگی می‌شود.
ما برای رهایی از آشفتگی ذهنی و سردرگمی لازم است که نقشه راهی برای خودمان ترسیم کنیم و این نقشه راه همان برنامهریزی است که می‌تواند مانع از دلسردی ما از ادامه مسیر باشد.
پیشنهاد مطالعه: چگونه با برنامه ریزی درست، زندگی خود را متحول کنیم؟
-
تجربه احساس ارزشمندی و اعتمادبه‌نفس
اگر عادت به نوشتن کارهای روزانه یا هفتگی براساس اولویت‌شان را داشته باشید، احتمالا در پایان روز یا در پایان هفته با نگاه به دفترچه یادداشت‌هایتان که جلوی هر کاری تیک بزرگ سبزرنگی به معنای «انجام شدن» و «به سرانجام رسیدن» ثبت شده، به خودتان بالیده‌اید که توانسته‌اید به کارهای مهم و حتی برخی از کارهای غیرضروری‌تان رسیدگی کنید.
اگر جلوی عبارت «زنگ زدن به مادربزرگ» یا «آب دادن به گلدان سانسوریا» تیک زده‌اید، با خودتان این طور فکر نکنید که «خوب این‌ها که چیزی نیستند. زیادی جزئی و بدون اهمیت‌اند.» هر وقت جلوی چنین عبارت‌هایی تیک زدید، بدانید که کیفیت زندگی را دقیقا همین جزئیات مطلوب می‌سازند و این یعنی شما در مسیر درست رسیدن به اهداف‌تان قرار دارید.
-
صرفه‌جویی در زمان، انرژی و منابع مالی
زن خانه‌داری قصد داشت کسب‌وکار کوچک خود را که تولید محصولات خانگی نظیر ترشی، مربا و… بود، راه‌اندازی کند. او طبق نقشه ذهنی و آن چیزی که به‌عنوان برنامهریزی روی برگه‌ای یادداشت کرد، به این نتیجه رسید که می‌تواند از دختر نوجوانش برای تبلیغ در شبکه‌های مجازی، از همسر و پسرش برای رساندن سفارشات به دست مشتری و از کیسه‌های پارچه‌ای دست‌ساز خواهرش برای بسته‌بندی استفاده کند.
او در این برنامهریزی، علاوه بر شناخت فرصت‌ها و امکاناتی که در اطرافش وجود دارد، توانست تا حدودی در آغاز راه‌اندازی کسب‌وکارش در برخی هزینه‌ها صرفه‌جویی و از طرفی هم یک کسب‌وکار خانوادگی را مدیریت کند.
-
شناختن اشتباهات در طول مسیر
خطا کردن امری طبیعی است. هیچ کدام ما مصون از خطا و اشتباه در همه جوانب و زمینه‌های زندگی خود نیستیم. خطا کردن به‌خودی‌خود امری ناشایست نیست. تکرار خطا، اشتباه است.
برنامهریزی و مکتوب کردن نقشه ذهنی این کمک را به ما می‌کند تا در میانه مسیر، هرجا که با شکست مواجه شدیم یا به موانعی برخوردیم، به عقب برگردیم، فعالیت‌هایمان را تحلیل و ارزیابی کنیم و ببینیم خطا از کجا بوده است.
پیشنهاد مطالعه: چگونه با برنامه ریزی درست، زندگی خود را متحول کنیم؟
-
هدف گذاری
شاید با خودتان بگویید که افراد زیادی هم بدون برنامهریزی به اهداف‌شان رسیده‌اند. احتمالا بله. گاهی شانس و برخی موقعیت‌های استثنائی ممکن است افراد را به نتیجه دلخواه یا موفقیتی از پیش تعیین نشده برساند، ولی رسیدن به موفقیت مسیری طولانی است که لازمه یادآوری مکرر هدف ماست.
چگونه برنامه ریزی کنیم؟
حال که درباره ضرورت و هدف از برنامهریزی اطلاعاتی کسب کردیم، لازم است درباره چگونگی برنامه ریزی و نکات مهمی که باید در زمان تدوین یک برنامه بدانیم، کمی تأمل کنیم تا بتوانیم در زمان برنامه ریزی، همه جوانب و ویژگی‌های فردی و اجتماعی خود را در نظر بگیریم.
مرحله اول: توجه به امور روزمره و عادت‌ها
بخشی از کارهای ما در طول روز، امور موظفی هستند؛ یعنی باید در محل کار، مدرسه، دانشگاه و محیط‌هایی که در آن‌ها مسئولیتی داریم، سپری شوند. در واقع ما باید در طول روز علاوه بر برنامهریزی برای انجام امور مربوطه در هر کدام از این مکان‌ها، برای سپری کردن ساعت‌های دیگرمان در طول شبانه‌روز برنامه داشته باشیم.
برای برنامهریزی در هر زمینه‌ای ما باید عادتهای رفتاری و ترجیحات خود را نیز در نظر بگیریم. گاهی لازم است در برنامهریزی برخی از عادتهای رفتاری نامطلوب‌مان را کنار بگذاریم و بر برخی از عادتهای خوشایند یا همان عادت‌هایی را که جیمز کلییر از آن‌ها در کتاب عادت های اتمی یاد می‌کند، پافشاری داشته باشیم.
برای مثال اگر پشت کنکوری هستیم و عادت خوابیدن تا حوالی ظهر یا صبحانه خوردن داریم، باید بدانیم که در برنامهریزی روزانه یک پشت کنکوری، سحرخیزی و خوردن یک صبحانه مقوی حرف اول را می‌زند. اگر هنوز نتوانسته‌اید میزان خواب خود را کنترل کنید یا به معجزات سحرخیزی ایمان ندارید، احتمالا کتاب باشگاه پنج صبحی ها و کتاب صبح جادویی بتواند به شما درباره فهم بهتر و دقیق‌تر نتایج سحرخیزی کمک کند.
مرحله دوم: برنامه ریزی برای هر روز از شب قبل
بهتر است برنامه هر روز را قبل از آن روز بنویسیم. شبِ قبلِ هر روز می‌تواند زمان مناسبی برای نوشتن یک برنامه روزانه باشد. آخر هفته را هم می‌توان برای برنامهریزی هفتگی و اولویت‌بندی مهم‌ترین کارها در طول هفته در نظر بگیریم.
این احتمال وجود دارد که در روزهای اول عادت به برنامه‌نویسی، ما به همه کارها و امور مهمی که لیست کرده‌ایم، نرسیم. برنامه‌نویسی در روزهای اول می‌تواند به‌نوعی تقریبی باشد و طبیعی است که ما نتوانیم در ساعت‌های پایانی روز، جلوی همه آن‌ها تیک بزنیم.
تلاش برای داشتن برنامه منظم همیشگی، می‌تواند به‌مرور به ما کمک کند تا به همه اموری برسیم که از خودمان انتظار داریم تا در یک زمان مشخص آن‌ها را به سرانجام برسانیم. در این راه خواندن کتاب چک لیست اثر آتول گاواند به ما کمک می‌کند تا با استفاده درست از چک لیست، کارهای خود را به بهترین نحو ممکن پیش ببریم.
مرحله سوم: چگونگی ثبت برنامه
اهداف ما عموماَ به دو دسته کوتاه‌مدت و بلندمدت تقسیم می‌شوند. از طرفی برخی کارهای اولویت‌های بیشتر و مهم‌تری دارند و خیلی زود باید به آن‌ها رسیدگی شود. برای داشتن یک برنامه جامع و کامل باید به همه این‌ها و آنچه خواستارش هستیم، توجه کنیم.
بنابراین کارهای ضروری و ضرب‌الاجلی باید در صدر برنامه‌های ما قرار بگیرد تا با توجه به اهمیت‌شان، آن‌ها را انجام دهیم. نویسنده کتاب اولویت دادن به اولویت ها به خوبی درباره اولویت‌های زندگی ما صحبت کرده است. اگر شما هم از دسته افرادی هستید که نمی‌دانید اولویت‌های زندگی‌تان چه چیزهایی هستند، خواندن خلاصه این کتاب را در بوکاپو از دست ندهید.
از طرفی دیگر، بهترین برنامه ریزی باید همه جنبه‌های زندگی را در بر بگیرد. اگر قرار است که ما رتبه خوبی در کنکور بگیریم، مهاجرت کنیم، ارتقای شغلی داشته باشیم و…، علاوه بر داشتن برنامه در جهت رسیدن به این اهداف، نباید از این غافل شویم که چنین اهدافی، همه زندگی ما نیست.
ما باید در برنامه‌های خود، به علاقه‌مندی‌ها، تفریحات و زمان‌هایی برای رسیدگی به سلامت جسمی و روحی خود در نظر بگیریم. یک برنامه ریزی خوب، برنامه‌ای است که به رشد و توسعه فردی ما در زمینه‌های مختلف کمک کند.
انواع روش برنامه ریزی
آیا می‌شود همه افراد از یک نوع یا یک شیوه مشابه برنامه ریزی استفاده کنند؟ طبیعتا جواب به این سوال «خیر» است. همه افراد زیست متفاوت، علاقه‌مندی‌ها، دغدغه‌ها و اهداف متنوع و مختلفی دارند. از این رو، نمی‌توان نسخه واحدی برای آن‌ها پیچید.
در ادامه به معرفی انواع روش‌های برنامه ریزی پرداخته‌ایم. آگاهی از این روش‌ها به شما این امکان را می‌دهد که مدل مناسب خودتان را که متناسب با شرایط و اهداف‌تان است، انتخاب کنید و از آن بهره ببرید.
برنامه ریزی بر حسب زمان:
برنامه ریزی بر حسب زمان به این بستگی دارد که شما برای رسیدن به هدف موردنظر خود یا به سرانجام رساندن کار مدنظرتان چقدر زمان لازم دارید. برنامهریزی کوتاه‌مدت عموما برای بازه زمانی یک تا سه ماه، میان‌‌مدت برای شش ماه، و بلندمدت برای اهدافی است که به زمانی یک ساله و حتی بیشتر احتیاج دارند.
اگر شما از افرادی هستید که در مدیریت زمان در برنامهریزی مشکل دارید پیشنهاد ما مطالعه کتاب قورباغه ات را قورت بده است. این کتاب به شما کمک می‌کند به بهره‌وری فوق‌العاده‌ای برسید.
برنامه ریزی بر حسب هدف:
شما به‌دنبال چه هدف یا ایدئال ذهنی هستید؟ دل‌تان می‌خواهد در پایان سال تحصیلی نمره خوبی بگیرید، دوست دارید در سال جدید مدیر مارکتینگ شرکت‌تان شوید یا در مسابقه تنیس ملی برنده مدال طلا شوید؟
همان‌طور که می‌بینید بر اساس این ۳ هدف و هزاران هدف مشابه دیگر ما باید برنامه ریزی تحصیلی، شغلی، ورزشی و… داشته باشیم که هر کدام نیز شرایط و اقتضائات خودشان را دارند و باید به آن‌ها توجه داشته باشیم.
برنامه ریزی شخصی یا تیمی:
در این روش، تعداد افراد دخیل و ذی‌نفع در یک هدف، مهم‌اند. مثلا خرید ماشین گاهی یک تصمیم شخصی است و گاهی یک تصمیم خانوادگی. از این رو، برنامه‌ای که مثلا یک خانواده برای پس‌انداز در نظر می‌گیرند با فردی که به‌تنهایی قصد خرید یک خودرو را دارد، متفاوت است.
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت
هر مدیری برای رسیدن به موفقیت در کسب‌وکار خود نیاز به برنامهریزی دارد. آینده را نمی‌توان با دقت ۱۰۰ درصد پیش‌بینی کرد، زیرا شرایط ممکن است تغییر کند. از این رو برنامه ریزی نیاز اساسی هر شرکت تجاری برای بقا، رشد و موفقیت است. برنامهریزی در مدیریت سبب عوامل زیر می‌شود:
- عملکرد برتری مدیریت
- تمرکز و توجه بر اهداف
- کمک در هماهنگی
- کمک به کنترل
- و …
برنامهریزی به مدیران کمک می‌کند تا با تعیین اهداف، عملکرد آینده را بهبود بخشند. اگر در ابتدا هدف روشنی برای پروژه خود ندارید می‌توانید از برنامهریزی طبیعی استفاده کنید. برای آشنایی کامل با این نوع روش، خلاصه کتاب شیوه سامان دادن کارها را در بوکاپو بخوانید.
تاثیر برنامه ریزی در موفقیت
نمی‌توان کتمان کرد که برنامه ریزی در کنار برخی دیگر از شرایط، لازمه رسیدن به موفقیت است. اگرچه برنامه ریزی به تنهایی کافی نیست، چراکه تلاش، پشتکار، شرایط اجتماعی و فرهنگی و … نیز در میزان موفقیت یک فرد یا گروه تاثیر دارند، اما داشتن برنامه نیز امری لازم و ضروری است.
داشتن نقشه راه، به ما کمک می‌کند تا تصور درستی از توانایی‌ها، امکانات، موانع و حتی شرایط مسیری که برای رسیدن به هدف در آن قرار داریم، داشته باشیم. به همین خاطر اگر خواستار موفقیت در هر زمینه و جنبهای از زندگی فردی و اجتماعی هستیم، باید در مرحله اول برنامهریزی را جدی بگیریم و در مرحله بعدتر، نسبت به آن متعهد و پایبند باشیم.
سخن پایانی
همه ما از تاثیر برنامهریزی در رسیدن به موفقیت آگاهیم. ممکن است کتاب‌ها و مقالات زیادی در این‌باره خوانده باشیم. اما خواندن درباره این موضوع، با عمل کردن به آن متفاوت است. خواندن درباره برنامهریزی جذاب است و باعث ایجاد انگیزه در ما می‌شود؛ اما در عمل، احتمالا این کار بسیار سخت است. ما در این مقاله از بوکاپو سعی کردیم درباره انواع برنامهریزی و روش‌های انجام آن صحبت کنیم و کاربردی‌ترین کتاب‌ها و مقالات را به شما معرفی کنیم. امیدواریم با این مقاله، کمکی هرچند کوچک به شما در برنامهریزی برای زندگی‌تان کرده باشیم.
برنامه ریزی، فرایند یا سازوکار منسجم تفکر و تصمیمگیری درباره فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف مورد نظر است
برای برنامه ریزی و چگونگی انجام آن باید شناخت درستی از شرایط و هدف‌های موردنظر داشت. در تنظیم یک برنامه باید به شرایط فردی، زمان موردنیاز، موانع و فرصت‌ها توجه ویژه نشان داد.
هدف از برنامهریزی در مرحله اول رهایی از آشفتگی ذهنی و بعد رسیدن به هدف است. داشتن یک برنامه منظم و منسجم و پایبندی به آن یکی از شروط اصلی و لازم برای رسیدن به مقاصد و اهداف فردی و اجتماعی است.
